{ "schema": "ldwf", "version": 1, "name": "Rechnungsverarbeitung", "meta": { "exportedAt": "2025-11-16T17:23:43.268Z", "exporter": "client" }, "graph": { "nodes": [ { "type": "trigger", "data": { "comment": "📧 SCHRITT 1: E-Mail-Empfang mit Rechnungs-PDF\n\n🎯 BESCHREIBUNG:\nDieser Trigger startet den Workflow automatisch, wenn eine neue E-Mail mit einer Rechnung als PDF-Anhang empfangen wird.\n\n⚙️ SETUP:\n1. Gmail-Verbindung ist bereits konfiguriert\n2. Suchfilter definieren, z.B.:\n - subject:Rechnung has:attachment\n - from:lieferant@example.com has:attachment filename:pdf\n - label:rechnungen has:attachment\n\n🔧 PERSONALISIERUNGSOPTIONEN:\n• Filter nach bestimmten Absendern einschränken\n• Nur E-Mails mit bestimmten Betreffzeilen verarbeiten\n• Label-basierte Filterung nutzen (z.B. automatische Gmail-Regeln)\n• Zeitbasierte Filter (z.B. nur Geschäftszeiten)\n• Größenbeschränkung für Anhänge definieren\n\n💡 TIPP:\nVerwenden Sie Gmail-Label, um Rechnungen automatisch vorzufiltern und falsch-positive Treffer zu vermeiden.", "errorHandling": { "strategy": "stop" }, "slug": "invoiceEmail", "kind": "integration", "integrationId": "0ccd0103-2862-46ac-86e1-ef1b40e679b4", "triggerId": "5876ca57-6b3f-496a-83ea-e4b5a589be39", "requiresConnection": true, "connectionId": null, "params": [] }, "id": "7bc27fb8-b579-4b2c-af4d-eeb957cbd7d7", "position": { "x": 20, "y": 11800 } }, { "type": "agent", "data": { "comment": "🤖 SCHRITT 2: KI-gestützte Datenextraktion aus Rechnung\n\n🎯 BESCHREIBUNG:\nEin AI-Agent analysiert das PDF-Dokument und extrahiert automatisch alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form. Unterstützt auch gescannte/OCR-Dokumente.\n\n⚙️ SETUP:\n1. Agent nutzt das Standard-LLM-Modell für Textextraktion\n2. Strukturiertes Output-Schema definiert 10 Felder:\n - Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge (Netto/Brutto)\n - Datum, Beschreibung, MwSt.-Satz & Betrag\n - Output-Zusammenfassung & Erfolgs-Flag\n3. OCR-Fähigkeit ist automatisch aktiviert\n\n🔧 PERSONALISIERUNGSOPTIONEN:\n• Weitere Felder hinzufügen (z.B. Bestellnummer, Liefertermin, Zahlungsziel)\n• Validierungsregeln im Prompt ergänzen (z.B. Datumsformat prüfen)\n• Sprachunterstützung erweitern (mehrsprachige Rechnungen)\n• Kostenstellen-Extraktion aktivieren\n• Bankverbindung des Lieferanten erfassen\n• Positionsdetails extrahieren (Einzelposten der Rechnung)\n\n💡 TIPP:\nFür bessere Genauigkeit bei komplexen Rechnungen können Sie spezifische Beispiele im Prompt hinzufügen oder ein stärkeres Modell wählen.", "errorHandling": { "strategy": "stop" }, "slug": "extractInvoiceData", "assistantId": null, "mode": "create", "name": "Rechnungsdaten extrahieren", "prompt": { "mode": "manual", "value": "Analysiere die beigefügte Rechnung (PDF) und extrahiere alle relevanten Daten.\n\nDie Rechnung findest du in den Anhängen der E-Mail: {{invoiceEmail.output}}\n\nExtrahiere folgende Informationen präzise:\n- Rechnungsnummer\n- Lieferant/Absender\n- Rechnungsbetrag (Netto und Brutto)\n- Rechnungsdatum\n- Leistungsbeschreibung\n- Mehrwertsteuersatz und -betrag\n\nAchte auf:\n- Korrekte Zahlenformate (nutze Punkt als Dezimaltrennzeichen)\n- Vollständige Extrahierung aller Felder\n- Bei gescannten Rechnungen: OCR-Fehler korrigieren" }, "attachmentIds": [], "output": "structured", "connectionOverrides": {}, "outputSchema": [ { "id": "d06f78b6-0dc7-4a45-8268-019943ea770d", "name": "invoice_number", "description": "Die Rechnungsnummer", "type": "string", "required": true }, { "id": "445d73f2-69d7-4ce9-9a51-0e45b9a2c7c5", "name": "supplier", "description": "Name des Lieferanten/Absenders", "type": "string", "required": true }, { "id": "d9013a78-b259-4711-aad1-fc4feb4627ba", "name": "amount_net", "description": "Nettobetrag der Rechnung", "type": "number", "required": true }, { "id": "9713d1c6-1e1b-448e-aad0-e64a37e7e971", "name": "amount_gross", "description": "Bruttobetrag der Rechnung", "type": "number", "required": true }, { "id": "f2260ac9-fe20-4ca9-b88b-200c66da573d", "name": "invoice_date", "description": "Rechnungsdatum (Format: YYYY-MM-DD)", "type": "string", "required": true }, { "id": "59ae9d97-2b88-4b0f-9c28-a0580e1fc33f", "name": "description", "description": "Leistungsbeschreibung", "type": "string", "required": true }, { "id": "cea2943b-64da-4642-9b74-1b81f79ae40a", "name": "vat_rate", "description": "Mehrwertsteuersatz in Prozent", "type": "number", "required": true }, { "id": "c6e85ec6-63ab-44e0-9fdd-1b09868a47a6", "name": "vat_amount", "description": "Mehrwertsteuerbetrag", "type": "number", "required": true }, { "id": "1c5255bb-5934-431f-a873-ab2213c53c49", "name": "output", "description": "Zusammenfassung der extrahierten Daten", "type": "string", "required": true }, { "id": "cc5f0751-ec9a-42c2-9cde-bd5c06385456", "name": "success", "description": "Ob die Extraktion erfolgreich war", "type": "boolean", "required": true } ], "modelId": "c968689a-c0d9-49de-aa76-b10ed15ebb0e", "tools": [], "maxSteps": 25 }, "id": "7d44ee2e-77aa-4be1-b02d-d0af42a42eeb", "position": { "x": 560, "y": 11800 } }, { "type": "code", "data": { "comment": "📋 SCHRITT 3: ERP-Datenabgleich mit Toleranzprüfung\n\n🎯 BESCHREIBUNG:\nVergleicht die extrahierten Rechnungsdaten mit den Bestelldaten aus dem ERP-System. Prüft Lieferant, Betrag (mit konfigurierbarer Toleranz) und Leistungsbeschreibung. Identifiziert und kategorisiert Abweichungen nach Schweregrad.\n\n⚙️ SETUP:\n1. Aktuell: Simulierte ERP-Daten für Demo-Zwecke\n2. Für Produktion: Ersetzen Sie den Code durch echten API-Call\n3. Toleranzwert: 5% Betragsabweichung (anpassbar)\n4. Schweregrade: 'high' (Lieferant/Betrag), 'medium' (Beschreibung)\n\n🔧 PERSONALISIERUNGSOPTIONEN:\n• Toleranzwert anpassen (aktuell 5%, Zeile 15)\n• ERP-API-Endpunkt konfigurieren (z.B. SAP, Microsoft Dynamics, Odoo)\n• Zusätzliche Prüfkriterien hinzufügen:\n - Bestellnummer-Abgleich\n - Lieferdatum-Validierung\n - Kostenstellen-Prüfung\n - Budgetüberschreitungs-Check\n• Schweregrad-Logik anpassen (z.B. geringe Abweichungen ignorieren)\n• Whitelist für vertrauenswürdige Lieferanten\n• Automatische Freigabe unter bestimmten Schwellenwerten\n\n💡 PRODUKTIV-INTEGRATION:\nErsetzen Sie Zeile 8-13 durch:\nconst response = await ld.request({\n url: 'https://ihr-erp-system.de/api/orders',\n method: 'GET',\n headers: { 'Authorization': 'Bearer YOUR_API_KEY' }\n});\nconst erpOrderData = response.json;", "errorHandling": { "strategy": "stop" }, "name": "ERP-Abgleich", "slug": "erpComparison", "language": "javascript", "code": "// Simuliertes ERP-System: Bestelldaten abrufen\n// In Produktion: API-Call zum echten ERP-System\n\nconst invoiceData = extractInvoiceData.output.structured;\n\n// Simulierte ERP-Bestelldaten (Beispiel)\nconst erpOrderData = {\n \"supplier\": invoiceData.supplier,\n \"expected_amount\": invoiceData.amount_gross * 0.98, // 2% Toleranz simuliert\n \"order_description\": invoiceData.description,\n \"order_date\": \"2024-01-15\"\n};\n\n// Toleranzwert für Betragsabweichungen (5%)\nconst TOLERANCE_PERCENT = 5;\nconst tolerance = erpOrderData.expected_amount * (TOLERANCE_PERCENT / 100);\n\n// Abgleich durchführen\nconst discrepancies = [];\n\n// Lieferant prüfen\nif (invoiceData.supplier !== erpOrderData.supplier) {\n discrepancies.push({\n field: \"Lieferant\",\n invoice_value: invoiceData.supplier,\n erp_value: erpOrderData.supplier,\n severity: \"high\"\n });\n}\n\n// Betrag prüfen (mit Toleranz)\nconst amountDiff = Math.abs(invoiceData.amount_gross - erpOrderData.expected_amount);\nif (amountDiff > tolerance) {\n discrepancies.push({\n field: \"Betrag\",\n invoice_value: invoiceData.amount_gross,\n erp_value: erpOrderData.expected_amount,\n difference: amountDiff,\n severity: \"high\"\n });\n}\n\n// Leistungsbeschreibung prüfen (vereinfachte Prüfung)\nif (!invoiceData.description.toLowerCase().includes(erpOrderData.order_description.toLowerCase().split(' ')[0])) {\n discrepancies.push({\n field: \"Leistungsbeschreibung\",\n invoice_value: invoiceData.description,\n erp_value: erpOrderData.order_description,\n severity: \"medium\"\n });\n}\n\nreturn {\n has_discrepancies: discrepancies.length > 0,\n discrepancy_count: discrepancies.length,\n discrepancies: discrepancies,\n invoice_data: invoiceData,\n erp_data: erpOrderData,\n tolerance_percent: TOLERANCE_PERCENT\n};" }, "id": "e6646a3e-3ab1-46cb-87aa-3091295e2381", "position": { "x": 1120, "y": 11800 } }, { "type": "condition", "data": { "comment": "❓ SCHRITT 4: Verzweigung basierend auf Prüfergebnis\n\n🎯 BESCHREIBUNG:\nEntscheidungsknoten, der den Workflow in zwei Pfade aufteilt:\n- Pfad A: Abweichungen gefunden → Manuelle Prüfung erforderlich\n- Pfad B: Keine Abweichungen → Automatische Buchung\n\n⚙️ SETUP:\n1. Bedingung 1: \"Abweichungen gefunden\" (has_discrepancies === true)\n → Führt zu Slack-Benachrichtigung\n2. Bedingung 2: \"Keine Abweichungen\" (has_discrepancies === false)\n → Führt zu automatischer Buchhaltungsbuchung\n3. Modus: Manual (direkte JavaScript-Auswertung)\n4. Output-Modus: Single (nur ein Pfad wird ausgeführt)\n\n🔧 PERSONALISIERUNGSOPTIONEN:\n• Mehrere Schweregrad-Stufen einführen:\n - Kritisch: Sofortige Benachrichtigung + Workflow-Stopp\n - Mittel: Benachrichtigung + Manuelle Freigabe\n - Gering: Automatische Buchung + Info-Mail\n• Betragsabhängige Logik (z.B. Kleinbeträge immer freigeben)\n• Lieferantenabhängige Regeln (vertrauenswürdige Lieferanten)\n• Zeitabhängige Verzweigung (Dringlichkeit prüfen)\n• Kombinierte Bedingungen (mehrere Kriterien gleichzeitig)\n\n💡 TIPP:\nFür komplexere Entscheidungslogik können Sie zusätzliche Bedingungen hinzufügen oder den Modus auf 'prompt' ändern, um KI-basierte Entscheidungen zu ermöglichen.", "errorHandling": { "strategy": "stop" }, "name": "Abweichungen prüfen", "slug": "checkDiscrepancies", "mode": "manual", "outputMode": "single", "modelId": "64776bd9-4c58-42d0-8301-2c8a4566e68c", "forceSelectBranch": false, "conditions": [ { "id": "bbcac2af-abc6-4ca2-a028-c78f6733be18", "name": "Abweichungen gefunden", "value": "{{erpComparison.output.has_discrepancies === true}}", "prompt": null }, { "id": "3f2ee6bd-61ca-403e-bb8a-6ee4f6f4cff2", "name": "Keine Abweichungen", "value": "{{erpComparison.output.has_discrepancies === false}}", "prompt": null } ] }, "id": "9d78123d-b1ac-49d4-b4b9-6b1166881f7c", "position": { "x": 1680, "y": 11800 } }, { "type": "action", "data": { "comment": "🚨 SCHRITT 5A: Benachrichtigung bei Abweichungen\n\n🎯 BESCHREIBUNG:\nSendet eine formatierte Slack-Nachricht an das Buchhaltungsteam, wenn Abweichungen zwischen Rechnung und ERP-System erkannt wurden. Enthält alle relevanten Details zur manuellen Prüfung.\n\n⚙️ SETUP:\n1. Integration: Slack \"Nachricht senden\"\n2. Nachrichtenformat: Strukturiert mit Emojis und Markdown\n3. Kanal: Wird automatisch ausgewählt (Prompt-Modus)\n4. Inhalt:\n - Rechnungskopfdaten (Nummer, Lieferant, Betrag, Datum)\n - Anzahl und Details der Abweichungen\n - Handlungsaufforderung zur manuellen Prüfung\n\n🔧 PERSONALISIERUNGSOPTIONEN:\n• Kanal fest definieren (z.B. #buchhaltung, #rechnungen)\n• Benachrichtigungsformat anpassen:\n - @mentions für zuständige Personen hinzufügen\n - Slack-Blocks für interaktive Buttons (Freigeben/Ablehnen)\n - Farbcodierung nach Schweregrad\n• Alternative Benachrichtigungskanäle:\n - E-Mail (statt/zusätzlich zu Slack)\n - Microsoft Teams\n - SMS für kritische Fälle\n• Eskalationslogik: Wiederholte Benachrichtigung nach X Stunden\n• PDF-Anhang der Original-Rechnung hinzufügen\n• Link zu Freigabe-Formular einfügen\n\n💡 TIPP:\nVerwenden Sie Slack-Workflows oder Buttons, um direkt aus der Nachricht heraus Freigaben zu erteilen oder Rückfragen zu stellen.", "errorHandling": { "strategy": "stop" }, "slug": "notifyDiscrepancies", "actionId": "26a39d11-d5fe-4f46-b776-973dd20b8147", "config": { "connectionId": null, "requiresConfirmation": false, "modelId": "c968689a-c0d9-49de-aa76-b10ed15ebb0e", "fields": { "text": { "mode": "manual", "value": "⚠️ *Rechnungsabweichung erkannt*\n\n*Rechnung:* {{extractInvoiceData.output.structured.invoice_number}}\n*Lieferant:* {{extractInvoiceData.output.structured.supplier}}\n*Rechnungsdatum:* {{extractInvoiceData.output.structured.invoice_date}}\n*Bruttobetrag:* €{{extractInvoiceData.output.structured.amount_gross}}\n\n*Anzahl Abweichungen:* {{erpComparison.output.discrepancy_count}}\n\n*Details:*\n{{erpComparison.output.discrepancies}}\n\n_Bitte prüfen Sie die Rechnung manuell und nehmen Sie ggf. Rücksprache mit dem Lieferanten._", "prompt": null }, "channelId": { "mode": "prompt", "value": null, "prompt": "Wähle den Buchhaltungs-Kanal oder Channel für Rechnungsabweichungen" } } } }, "id": "0c3f2d34-16c2-41c3-9fdc-cacf73340ac8", "position": { "x": 2240, "y": 11610 } }, { "type": "code", "data": { "comment": "✅ SCHRITT 5B: Automatische Buchhaltungsbuchung\n\n🎯 BESCHREIBUNG:\nErstellt automatisch einen Buchhaltungseintrag im Finanzsystem, wenn keine Abweichungen gefunden wurden. Bereitet alle Buchungsdaten strukturiert auf und überträgt sie an das Buchhaltungssystem (DATEV, Lexware, etc.).\n\n⚙️ SETUP:\n1. Aktuell: Simulierte Buchung für Demo-Zwecke\n2. Für Produktion: Ersetzen Sie durch echten API-Call zum Buchhaltungssystem\n3. Buchungslogik:\n - Debit-Konto: 4400 (Wareneingang)\n - Credit-Konto: 1600 (Verbindlichkeiten)\n - Vorsteuer-Konto: 1576 (Vorsteuer)\n4. Automatische Entry-ID-Generierung mit Zeitstempel\n\n🔧 PERSONALISIERUNGSOPTIONEN:\n• Kontenplan anpassen (SKR03, SKR04, oder individuell):\n - Verschiedene Aufwandskonten je nach Kategorie\n - Kostenstellenzuordnung automatisieren\n - Projektbuchungen unterstützen\n• Buchhaltungssystem-Integration:\n - DATEV API anbinden\n - Lexware, sevDesk, oder andere Tools\n - SAP FI-Modul\n• Zusätzliche Validierungen:\n - Dubletten-Prüfung (Rechnungsnummer bereits gebucht?)\n - Budgetprüfung vor Buchung\n - Freigabe-Workflow für Beträge > X€\n• Archivierung:\n - PDF in DMS speichern (z.B. SharePoint, Dropbox)\n - GoBD-konforme Archivierung\n• Bestätigungsmail an Absender/Empfänger\n\n💡 PRODUKTIV-INTEGRATION:\nErsetzen Sie ab Zeile 35 durch:\nconst response = await ld.request({\n url: 'https://api.buchhaltungssystem.de/entries',\n method: 'POST',\n headers: {\n 'Authorization': 'Bearer YOUR_API_KEY',\n 'Content-Type': 'application/json'\n },\n body: accountingEntry\n});\nreturn response.json;", "errorHandling": { "strategy": "stop" }, "name": "Buchhaltungseintrag erstellen", "slug": "createAccountingEntry", "language": "javascript", "code": "// Simulierter Buchhaltungseintrag\n// In Produktion: API-Call zum echten Buchhaltungssystem (z.B. DATEV, Lexware, etc.)\n\nconst invoiceData = extractInvoiceData.output.structured;\n\n// Buchungsdaten vorbereiten\nconst accountingEntry = {\n entry_id: `ACC-${Date.now()}`,\n invoice_number: invoiceData.invoice_number,\n supplier: invoiceData.supplier,\n invoice_date: invoiceData.invoice_date,\n booking_date: new Date().toISOString().split('T')[0],\n \n // Beträge\n amount_net: invoiceData.amount_net,\n amount_gross: invoiceData.amount_gross,\n vat_amount: invoiceData.vat_amount,\n vat_rate: invoiceData.vat_rate,\n \n // Beschreibung\n description: invoiceData.description,\n \n // Buchungskonten (Beispiel-Mapping)\n debit_account: \"4400\", // Wareneingang\n credit_account: \"1600\", // Verbindlichkeiten\n vat_account: \"1576\", // Vorsteuer\n \n // Status\n status: \"booked\",\n verified: true,\n auto_processed: true,\n \n // Zeitstempel\n created_at: new Date().toISOString()\n};\n\n// Simuliere API-Call zum Buchhaltungssystem\nld.log(`Buchhaltungseintrag erstellt: ${accountingEntry.entry_id}`);\nld.log(`Rechnung ${invoiceData.invoice_number} wurde automatisch gebucht`);\n\n// In Produktion würde hier der echte API-Call stattfinden:\n// const response = await ld.request({\n// url: 'https://api.buchhaltungssystem.de/entries',\n// method: 'POST',\n// headers: {\n// 'Authorization': 'Bearer YOUR_API_KEY',\n// 'Content-Type': 'application/json'\n// },\n// body: accountingEntry\n// });\n\nreturn {\n success: true,\n message: `Rechnung ${invoiceData.invoice_number} erfolgreich gebucht`,\n entry: accountingEntry,\n invoice_data: invoiceData\n};" }, "id": "83f9fe22-67f9-448d-b3c4-8dfc4c3d242c", "position": { "x": 2240, "y": 11990 } } ], "edges": [ { "id": "13cbfae8-d23c-4a25-bde2-ce039b375207", "source": "7bc27fb8-b579-4b2c-af4d-eeb957cbd7d7", "target": "7d44ee2e-77aa-4be1-b02d-d0af42a42eeb", "animated": false, "sourceHandle": "output-success", "targetHandle": "input-default", "conditionId": null }, { "id": "728ac6ca-b165-4fec-b74c-e15fc1dec565", "source": "7d44ee2e-77aa-4be1-b02d-d0af42a42eeb", "target": "e6646a3e-3ab1-46cb-87aa-3091295e2381", "animated": false, "sourceHandle": "output-success", "targetHandle": "input-default", "conditionId": null }, { "id": "bc3cc886-1dd0-46f6-8c23-7508fafb9bfb", "source": "e6646a3e-3ab1-46cb-87aa-3091295e2381", "target": "9d78123d-b1ac-49d4-b4b9-6b1166881f7c", "animated": false, "sourceHandle": "output-success", "targetHandle": "input-default", "conditionId": null }, { "id": "405e83b3-6a00-48ed-9b73-4f93d801dd04", "source": "9d78123d-b1ac-49d4-b4b9-6b1166881f7c", "target": "0c3f2d34-16c2-41c3-9fdc-cacf73340ac8", "animated": false, "sourceHandle": "output-condition", "targetHandle": "input-default", "conditionId": "bbcac2af-abc6-4ca2-a028-c78f6733be18" }, { "id": "94f88a18-b232-451c-9132-22102c18c32a", "source": "9d78123d-b1ac-49d4-b4b9-6b1166881f7c", "target": "83f9fe22-67f9-448d-b3c4-8dfc4c3d242c", "animated": false, "sourceHandle": "output-condition", "targetHandle": "input-default", "conditionId": "3f2ee6bd-61ca-403e-bb8a-6ee4f6f4cff2" } ] } }